”Det är olyckligt att vi inte lyckats göra möjligheten att avlasta chefer med administration fullt ut känd i flygvapnet. Jag kommer att tillse att inriktning och förtydligande av tillvägagångssätt kommer ut till förbanden”. Så skrev flygvapenchef Jonas Wikman på X strax innan jul.
– Jag noterade i debatten kring förutsättningar för våra chefer att lösa sina uppgifter att det finns ett behov av att fördela administrativa uppgifter till administrativ personal. Och i ett läge där personaltillgången är den mest begränsande faktorn för vår verksamhet och förmågeutveckling så är det viktigt att om det går fördela uppgifter så ska vi göra det.
Vad står det i inriktningen som du nyligen skickade ut till flottiljcheferna?
– Det står att vi bör nyttja möjligheten att fördela administrativa uppgifter och att jag är positiv till att vi gör det. Det står också att beslutet om fördelning ska tas i verksamheten där behoven finns. Inriktningen innehåller också en beskrivning om hur det rent konkret går till.
Redan 2018 kom ett direktiv om hur administrativa behörigheter i stödsystemet Prio kan fördelas till administrativ personal, men detta har ännu inte implementerats i flygvapnet.
– Möjligheten finns, men vi har inte lyckats omsätta det fullt ut i verksamheten och inte lyckats tydliggöra mandatet för att fatta beslut om en sådan fördelning. Jag tror att det är viktigt att jag som chef, där en fråga blir principiellt viktig, går ut med ett förtydligande om min syn på hur verksamheten ska bedrivas.
Varför har inte direktivet implementerats?
– Jag vet egentligen inte. Jag tror att kunskapen om möjligheterna inte varit tillräckligt spridd. Det beror inte på en ovilja hos chefer, det är jag säker på. Direktivet som kom 2018 var komplext och var väl inte tydligt nog för att organisationen skulle förstå vad som skulle hända och hur man skulle gå vidare.
» Vi behöver ett sätt att inhämta kunskap om verksamhetens behov från verksamheten själv. «
Vad kommer stödet att innebära?
– Vi ska utforma vår organisation så att den är så effektiv som möjligt. Vi behöver kanske anställa administratörer eller så finns det personal med andra typer av arbetsuppgifter som kan hjälpa till att lösa de administrativa uppgifterna. En tydlig del i direktivet är att ansvaret för chefens administration inte fördelas, vi fördelar bara arbetsuppgifterna.
Hur ser den administrativa bördan ut för chefer i flygvapnet i dag?
– Den är hög. Vi behöver bli bättre på att göra det enklare att genomföra administrativa uppgifter på bredd. Vi har behov av väldigt mycket rapportering i flygvapnet, men den rapporteringen ska där det är möjligt bara behöva ske en gång. Det ska bli enklare för våra chefer att lösa administrativa uppgifter.
Hur har ditt förtydligande mottagits?
– Reaktionen har varit väldigt positiv, såväl nedåt i organisationen som hos chefer i Högkvarteret. Jag uppfattar att det råder bred enighet om att det är i den här riktningen vi behöver förflytta oss inom en rad områden.
Avser du att följa upp detta på något vis och kontrollera att stödet implementeras?
– Ja, det kommer jag naturligtvis att göra. Jag anstränger mig för att ha en nära dialog med flygvapnets chefer i den här typen av frågor.
För att främja att anställda ska bidra med förslag på hur verksamheten i flygvapnet kan förbättras införde Jonas Wikman i början av december ett förslagshanteringssystem.
– Vi behöver ett sätt att inhämta kunskap om verksamhetens behov från verksamheten själv. Jag tror att många behov på respektive organisationsenhet tillgodoses i dag, men vi har inte ett gemensamt system i flygvapnet, vilket gör att ’best practice’ inte sprids vidare.
Hur gör man för att lämna ett förslag?
– Ett förändringsförslag bereds på enhetsnivå. Om enheten inte kan lösa det går den vidare till flottiljnivå, om den nivån inte kan lösa förslaget eller anser att det är en flygvapengemensam fråga går det vidare till flygstaben. Det har redan kommit in fem-sex förslag som hamnat på mitt bord. Ett förslag handlar om en optimering av serviceintervall på Gripensystemet, om vi kan göra det vore det helt fantastiskt. Nu ska ärendena beredas av en grupp på flygstaben.
Vad hoppas du att detta ska leda till?
– Det är så tydligt för mig vad vi måste åstadkomma och vi är inte tillräckligt bra på det i dag. Vi har för många hinder, för mycket frustration och för lite dialog för att bygga laget och den utveckling som behövs. Det finns många vinster med att ha ett sätt för medarbetarna att påverka sin och flygvapnets situation, arbetsmiljö och verksamhet. För mig går det mot huvuduppgiften. Nu är det upp till oss att förvalta detta. Det får inte bara bli ett system där folk matar in information i ett tomt hål.
