Sedan 2014 genomförs varje år en chefsurvalsgrupp, CUG, för befordran och tillsättning till nivå OF 5 (överste och kommendör) och CF 5 i Försvarsmakten. Det är en process för chefsuttagning som är sökbar för officerare och civilanställda på nivå OF 4 (överstelöjtnant och kommendörkapten). ”Chefer har ett ansvar att uppmuntra, stödja och karriärsplanera personal som har potential mot högre nivåer och större chefsuppdrag”, står det i bestämmelserna för Försvarsmaktens chefsurvalsgrupp.
– Det stora flertalet blir rekommenderade av sin försvarsgrenschef eller chefer i Högkvarteret att skicka in sina ansökningspapper till CUG, säger kommendör Bengt Lundgren, chef för chefsförsörjningssektionen vid Försvarsstaben sedan 2021.
Chefsförsörjningssektionen, som organisatoriskt tillhör Försvarsstabens HR-avdelning, arbetar med placering av Försvarsmaktens officerare på nivå OF 4 och uppåt. Sektionen ansvarar även för planeringen för de högsta civila medarbetarna i myndigheten.
– Vi arbetar med placering och personalplanering av ungefär 2 000 medarbetare i Försvarsmakten, säger Bengt Lundgren, som utöver att han är chef för avdelningen, även är chefsutvecklare och chefsplanerare för marinen. Han är också resande försvarsattaché i Rom.
Han sitter i nyrenoverade lokaler i Försvarsmaktens nygamla byggnad på Valhallavägen 117, där Artilleriregementet, A 1, en gång huserade. Hit flyttade den 15 personer stora avdelningen i början av maj. Chefsförsörjningssektionen har medarbetare som är ansvariga för OF 5-nivån, en för varje försvarsgren. En annan av medarbetarna hanterar planeringen för regements- och flottilj-
förvaltarna. På sektionen finns också medarbetare som arbetar med utbildning och kompetensutvecklingsfrågor. Två av dessa är inriktade mot Försvarsmaktens relationer med Nato och EU, de övriga två medarbetarna planerar för kompetensutveckling.
– Sedan har jag fyra planerare för alla OF 4:or, en för varje försvarsgren och en för officerare med särskild kompetens, ingenjörer, meteorologer och läkare. Vi har också civila medarbetare som är ansvarig för de högsta civila medarbetare, alltså CF 4 och uppåt, säger Bengt Lundgren.
Ska man jobba som chef på nästa nivå, då kan man inte ha varit hela sitt liv på ett ställe utan då måste man ha en koncernsyn, man måste förstå Försvarsmakten.
Syftet med en årlig chefsurvalsgrupp är att Försvarsmakten ska ha kandidater redo för chefstjänster med kort varsel. Om man ingår i chefsurvalsgruppen innebär det att man har genomgått ett antal urval och tester för att vara omedelbart befordringsbar mot en högre nivå. Det innebär också att de som ingår i CUG ska vara beredda att ta en ny befattning på nivå OF/CF 5 med kort varsel.
– Man kommer i väldigt stor utsträckning att delta i koncernledningen och i koncernens verksamhet. Även om du om några år kanske åker tillbaka till ett förband är det så att merparten av din arbetstid från det att du är utnämnd överste, den kommer du att göra i central ledning eller stab i Sverige, eller utomlands och i Nato. Du kommer inte att vara hemma mer än kanske tre år resten av din karriär.
Vilka är kriterierna för att komma med i chefsurvalsgruppen?
– I första hand är det naturligtvis ett gott ledarskap. I Försvarsmaktens och ÖB:s ledarkriterier är det tydligt definierat vilka ledaregenskaper som efterfrågas på nivån OF 5 och uppåt.
Ledarkriterierna utgår från Försvarsmaktens styrdokument, som den militära professionen, militärstrategisk doktrin och Försvarsmaktens värdegrund. Fokus i processen är att identifiera anställda som har de rätta personliga förutsättningarna för att nå en högre nivå.
– En viktig utgångspunkt i urvalet är erfarenhet. Ska man jobba som chef på nästa nivå, då kan man inte ha varit hela sitt liv på ett ställe utan då måste man ha en koncernsyn, man måste förstå Försvarsmakten. Det handlar om att förstå en del av de centrala processerna med ekonomi, budget och så vidare, säger Bengt Lundgren.
Det läggs också stor vikt vid att individen har en god värdegrund och delar Försvarsmaktens syn på jämställdhet.
Hur länge ska man ha varit OF 4 för att få söka?
– Det finns ingen gräns egentligen. Du bör ha varit det en tid, men det finns de som har varit det två år och de som har varit det längre. Det är vad du har gjort som är det viktiga. Kanske har du redan gjort central stabstjänst innan du gick HOP 2. Då behöver du kanske inte göra det jättemycket. Det är inte så att du ska beta av en massa OF 4-år bara för att, utan du ska kunna söka när du har rätt kompetens och när dina chefer bedömer att du har det.
Många som söker CUG kommer inte med. ”Det är viktigt att ge negativa besked på ett så bra sätt som möjligt trots detta”, säger Bengt Lundgren och tillägger att myndigheten inte alltid har hanterat just denna återkoppling särskilt bra.
Foto: Margareta Bloom Sandebäck
I alla steg i uttagningsprocessen till CUG ska positiv särbehandling tillämpas. Det innebär att om en man och kvinna bedöms lika lämpliga ska kvinnan väljas. Chefer har ett särskilt ansvar för att arbeta för Försvarsmaktens jämställdhetsmål i processen med chefsförsörjningen.
Instruktionen för CUG skickas ut till förbanden i augusti varje år och därefter öppnas sökfönstret upp fram till oktober. Ansökningarna ska mejlas till den sökandes HR-avdelning. De sökande som tillhör Högkvarteret ska skicka ansökan till den avdelning som de tillhör.
– Man påbörjar processen med att man skickar in CV, ett foto och personligt brev. Det är också ett sätt att trigga i gång medarbetarna att tänka efter om detta är något som man vill göra, säger Bengt Lundgren.
Organisations- eller avdelningschefer i Högkvarteret tar emot ansökningarna och kontrollerar att de sökande uppfyller behörighetskraven. Sedan sker nominering i lokal personalförsörjningsnämnd där kandidater som anses vara lämpliga att gå vidare i processen rangordnas.
Därefter tar försvarsgrenschefer, stridskraftchefer och chefen för Försvarsstaben över. Efter att nominering, rangordning, samverkan med arbetstagarorganisationerna samt en första referenstagning tagits på individerna presenteras de sökande i början av januari på den första kandidatberedningen.
– Då går de högsta cheferna i Högkvarteret och försvarsgrenscheferna gemensamt igenom de nominerade. Oftast brukar det vara 75 till 85 medarbetare. Då tittar man på varje kandidat och resonerar om de ska gå vidare eller inte. Ofta får man fram runt 40 kandidater av dessa, säger Bengt Lundgren.
Att sökande faller bort kan handla om att de saknar viss erfarenhet, inte bedöms lämpliga för att jobba på nästa nivå eller att de inte har ett önskvärt ledarskap. En viktig chefsuppgift är att ge återkoppling till medarbetare som inte går vidare i processen.
– I återkopplingen till individen kan man säga att den behöver utvecklas eller utbildas inom ett visst område. Kanske har man inte haft ekonomiskt ansvar, och det kan vara någonting som vi tycker att man bör komplettera med.
Tanken är att medarbetaren ska få hjälp med det genom att till exempel placeras på den befattning där han eller hon är oerfaren. Allt för att medarbetaren inför nästa ansökan ska ha fått nödvändig erfarenhet.
Utgångspunkten är att vi försöker möta och matcha vad individerna är intresserade av för befattningar med var en chef vill ha den här medarbetaren.
För medarbetare som går vidare väntar ett antal tester. Dels tester liknande de som görs på den civila arbetsmarknaden i form av intelligens- och kunskapstest, men också en arbetspsykologisk bedömning och en professionsintervju. Det görs även ytterligare referenstagning.
– Genom referenserna får vi en bild av hur den här individen uppfattas i organisationen. Vi är väldigt noga att vi tar med chefer, sidoordnade och underställda, både män och kvinnor. Det är också viktigt att vi har en mix mellan civila och militära referenter. Vi försöker fånga in vad alla personalkategorier tycker, säger Bengt Lundgren.
Slutligen väntar en säkerhetsprövning mot särskild befattning i säkerhetsklass 1. Prövningen innehåller bland annat kontroll av ekonomi, betyg samt registerkontroll med särskild personutredning vid Säkerhetspolisen.
För tillfället är CUG-processen inne i det andra steget. När säkerhetsprövningarnas resultat är färdiga om några månader kommer en ny kandidatberedning att hållas. Vid detta möte kommer kandidaterna att presenteras.
– Då kan cheferna reagera med: ”oj, vad konstigt att den inte kom med” och ”varför kom den med?”. Vi har en ny beredning, men vi går nästan uteslutande på resultaten vi har fått. Vi tycker att vi är väldigt noggranna och djuplodande. När man möter företrädare från andra myndigheter och verksamheter är de imponerade av att vi lägger så mycket arbete och kraft på den här processen.
Hur många kommer slutligen med i CUG?
– Tre av fyra kommer inte igenom processen. Det innebär att vi får ut 13–18 nya, lämpliga chefer mot nivå fem varje år, både officerare och civila. Det blir något av ett nollsummespel som speglar de pensionsavgångar vi har. Eftersom organisationen växer är det bekymmersamt.
Hur många skulle behöva komma in i CUG?
– Det är relativt bra i balans nu, men några fler skulle behövas. Nu är det ganska stora pensionsavgångar 2024–2031, samtidigt som organisationen växer och vi ska bemanna i Nato. Men jag vill gärna att vi ser organisationen som en kompetensorganisation. Det får inte bli en gradorganisation, utan det är individers kompetens som är det viktiga. Och det kan finnas befattningar där vi har satt en nivå i dag som kanske inte behöver vara det.
Det kan exempelvis handla om en befattning där rätt kompetens inom ett visst område är det viktigaste, snarare än att en officer med exakt rätt grad kommer dit, förklarar Bengt Lundgren.
– Vilken kompetens är det som efterfrågas? Den kanske finns hos någon överstelöjtnant, eller så finns den hos en kapten för han har läst en viss utbildning och är jätteduktig på det. Då tar vi dit honom i stället. Vi måste vara öppna för att organisationen behöver anpassa sig till förutsättningarna, säger han.
För de sökande som inte blir godkända i testerna ges inte någon information om vilken av delprövningarna som de inte har klarat eller varför. Det är viktigt att ge negativa besked på ett så bra sätt som möjligt trots detta, betonar Bengt Lundgren och är öppen med att myndigheten inte alltid har hanterat just detta särskilt bra.
Fakta
Kravprofil för chefsurvalsgruppen
Grunden för antagning och urval till CUG är Försvarsmaktens ledarkriterier och individers personliga förmågor och egenskaper. Fokus ligger på att välja ut individer med rätt förutsättningar. Du ska:
• Vara en omvittnat god chef, ledare och arbetsgivarföreträdare samt ett föredöme och en aktiv företrädare av Försvarsmaktens värdegrund.
• Vara tillsvidareanställd och utnämnd OF 4. För civila: examen från avancerad akademisk nivå.
• Ha erfarenhet av chefsbefattningar med personal-, ekonomi- och verksamhetsansvar på både direkt och indirekt nivå, främst från förbandsverksamhet eller motsvarande. Vissa befattningar vid FMV och FHS kan ge denna erfarenhet.
• Ha erfarenhet av arbete i Högkvarteret, försvarsgren, stridskraft eller vid myndighet eller civil motsvarighet, med hög komplexitet och gränsöverskridande uppgifter och koncernperspektiv.
• Ha goda kunskaper och förmåga i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
Det finns numera en mall som chefer kan använda sig av för att ge återkoppling till kandidaterna som inte har gått vidare, både till de som bedöms ha potential mot nivå 5 och till de som inte bedöms ha det.
– Det finns kanske sökande som av olika skäl, det kan vara allt från säkerhetsskäl till personliga skäl, inte ska söka mer och då försöker man vara tydlig med det i återkopplingen också, säger Bengt Lundgren.
Även om man får söka CUG hur många gånger som helst, menar Bengt Lundgren att man bör fundera om man sökt tre gånger utan att bli antagen. Han säger också att det finns en karenstid på två år för att en person inte ska göra testerna år efter år.
Om man är med i CUG innebär det att man hanteras av chefsförsörjningssektionen. Bengt Lundgren och hans kollegor har dialog med medarbetarna och med försvarsgrenscheferna och chefer i Högkvarteret. I samråd diskuteras vad individerna vill göra och vilka befattningar de kan vara intressanta för.
– Utgångspunkten är att vi försöker möta och matcha vad individerna är intresserade av för befattningar med var en chef vill ha den här medarbetaren. Det är väldigt sällan, eller i princip aldrig, som vi tvingar någon att ta ett jobb, vi vill att den som ska ha ett nytt jobb är intresserad av det också.
Den som kommer med i CUG förutsätts som regel att jobba i Stockholm. De flesta OF 5-befattningarna är antingen i central stab eller utomlands.
Ingen står och väntar länge utan det går snabbt för de allra flesta att få ett jobb på nästa nivå.
Vissa befattningar går snabbare att tillsätta än andra. En hel del av de som kommer med i CUG får en ny befattning nästan omedelbart, medan andra som har särskild kompetens kanske väntar något år innan de tillsätter en viss befattning.
– Vi har sagt att man kan vara med i CUG i som längst i tre år. Det är ett sådant behov så att alla har inom ett år fått en ny befattning. Ingen står och väntar länge utan det går snabbt för de allra flesta att få ett jobb på nästa nivå, säger Bengt Lundgren.
En normal placeringstid på en befattning är ungefär tre år, vilket innebär att Försvarsmakten roterar många medarbetare varje år. För OF 4 och uppåt handlar det om runt 600–700 placeringsbeslut årligen.
– Nu blir det en ökning av dessa rotationer i och med bemanning i Nato. Vi försöker dessutom bidra till medarbetarnas kompetensutveckling på olika sätt.
Är ni dimensionerade i dag för att lösa era uppgifter?
– Egentligen inte, jag skulle nog kunna tänka mig att vi skulle kunna vara några fler. Vi kommer nu också att få någon medarbetare till. Det vi behöver utveckla är att på ett bättre sätt titta på vad olika befattningar innebär och leta upp de utbildningar som eventuellt behövs.
Han förklarar att det i Nato är tydligt beskrivet vilken utbildningsbakgrund och kunskap som krävs för en specifik befattning på högkvarteret i Bryssel. I Försvarsmakten finns det inte definierat vad den anställda förväntas kunna på samma sätt för många befattningar, vilket är en nackdel, enligt Bengt Lundgren.
– Det är tydligare definierat på lägre befattningar och på lägre nivå. Då vet vi vad man ska kunna och vad som är specifika krav, exempelvis för befattningar ombord på fartyg eller på ett markförband. Men vi har ju inte i detalj beskrivit vad en stabsofficer på Högkvarteret exakt ska kunna. Det är mycket tydligare i Nato. Här har vi en läxa att göra, säger han.
Efter Natointrädet har det blivit en ökad mängd bemanningsärenden, men det handlar inte om någon anstormning, förklarar Bengt Lundgren. På sikt kommer Sverige att ha ett 15-tal OF 5:or som tjänstgör i Nato. Det, tillsammans med övriga befattningar här hemma, innebär en större volym befattningar att bemanna.
– Vi löser det till del i dag genom att erbjuda folk att skjuta upp pensionen. Det är riktigt bra och gynnsamt för oss. Dels behåller vi erfarna medarbetare med kort startsträcka, dels kan organisationen växa utan att vi behöver göra någon åverkan på den. Inom vårt yrke är det dessutom få som är gamla när man är 61 år.
