Precis utanför grindarna till Bodens garnison ligger lokalerna där Försvarsmaktens reseavdelning huserar. Härifrån bokas och planeras bland annat inrikes tjänsteresor, gruppresor, konferenser och pendlingsresor för myndighetens anställda. Avdelningen ansvarar också för de värnpliktigas resor.
– Vi hanterar alla färdsätt och följer Försvarsmaktens reseinstruktion och policy för resor, det vill säga billigast och lägsta tillgängliga pris, säger Margita Derolf, chef för Försvarsmaktens reseavdelning, medan hon visar runt i det öppna kontorslandskapet.
På sektionen för inrikes tjänsteresor arbetar ett 30-tal resehandläggare som tillsammans hanterar 400–500 resor per dag. En typisk bokning innehåller i regel fyra olika transaktioner, förklarar hon.
– Det kan exempelvis handla om taxiresa till flyget, flygresa, tågresa eller hyrbil från flygplatsen och hotell. Vi bokar drygt 100.000 hotellnätter per år, säger Margita Derolf.
Hon har varit chef för Försvarsmaktens reseavdelning sedan 2011. I början av 2000-talet, när Margita Derolf inledde sin karriär som handläggare på resekontoret i Boden, hade Försvarsmakten ett 20-tal resekontor runt om i landet.
– Resandet är ju biljettlöst i dag. Förr i tiden var det en lång ringlande kö av grönklädd personal här utanför när vi öppnade på morgonen som skulle hämta ut sina biljetter, säger hon och pekar ut mot trapphuset.
Vi bokar drygt 100.000 hotellnätter per år
Succesivt de efterföljande åren lades kontor efter kontor ner. Under några år fanns det fyra kontor kvar: i Boden, Stockholm, Skövde och Karlskrona. Under åren 2010–2016 flyttades stora delar av verksamheterna från de övriga tre resekontoren till Boden. 2016 lades resekontoret i Karlskrona ner och sedan dess finns bara kontoret i Boden kvar. Reseavdelningen tillhör organistiskt Försvarsmaktens transportenhet och är en försvarsmaktsgemensam enhet inom Försvarsmaktens logistik.
I takt med att Försvarsmaktens organisation återigen växer, ökar också antalet resor. Under förra året gick reseavdelning från 72 till 94 anställda. Samtliga medarbetare är civila. En del av de anställda har gått GSU eller kombattantutbildning för civila obeväpnade medarbetare.
Elina Broström har arbetat på reseavdelningen i fyra år och tillhör sektionen för grupp-, unika och fasresor, GUF. De hanterar myndighetens gruppresor och konferenser, för tio personer och uppåt.
– Det är ett roligt och spännande jobb. En resa och bokning är aldrig densamma. Det är kul att jobba med gruppbokningar eftersom det är anställda som ofta ska åka från flera olika orter och och sammanstråla gemensamt, säger Elina Broström.
Sara Hässelbäck Eriksson, Elina Broström och Tobias Aspenfjäll är resehandläggare.
Foto: Simon Eliasson
GUF bokar också förmånsbeskattade resor och bemannar en särskild pendlarlinje för anställda som har fria hemresor, det vill säga medarbetare som veckopendlar till annan ort än ordinarie arbetsort och som således har rätt till resa till och från arbetsorten varje vecka.
– Vi har många pendlare. Runt 500 anställda har pendlingsavtal. De som har pendlingsavtal har möjlighet att ringa till reseavdelningens pendlarlinje. Den infördes som en extra service till pendlarna 2019, säger Margita Derolf.
Reseavdelningen har gjort en digitaliseringsresa det senaste året, berättar hon, vilket har medfört en effektivisering i hanteringen av den stora mängden reseansökningar. I början av 2023 blev de nästan helt digitala i sin hantering av resor.
– Innan skrev vi ut omkring 1 000 reseansökningar per dag och där varje ansökan sorterades in i hängmappar och sedan registrerades separat i bokningssystemet innan själva bokningen kunde påbörjas. Nu går reseansökan från Prio med automatik in i vårt bokningssystem och resehandläggarna kan påbörja bokningen direkt.
Jag skulle säga att det här är ett väldigt modernt sätt att hantera denna typ av ansökningar, särskilt för att vara myndighetssverige.
Hur märks denna digitalisering för de anställda?
– Kunderna märker av det för att det går väldigt fort, från det att beställningen godkänns i Prio till att den hanteras av en av våra handläggare, säger Margita Derolf och fortsätter:
– Det ligger flera års arbete bakom att få till denna lösning där många representanter från olika arbetsområden har varit involverade. Jag skulle säga att det här är ett väldigt modernt sätt att hantera denna typ av ansökningar, särskilt för att vara myndighetssverige.
Reseavdelningen är en stor arbetsgivare i Boden och har vuxit från 32 anställda 2017 till dagens 94 anställda. Många som arbetar på avdelningen pendlar in till Boden från bland annat Luleå, Piteå och Älvsbyn.
De anställda som rekryteras har i regel erfarenhet av administrativa uppgifter och utbildas internt till att bli resehandläggare. Som handläggare planerar och bokar man flyg, marktransporter och hotell samt skapar underlag för fakturering och förmedlar reseinformationen till de anställda. Resehandläggaren Sara Hässelbäck Eriksson har arbetat på avdelningen för inrikes tjänsteresor i ett och ett halvt år.
– Det är en trevlig och hjälpsam stämning här. Vi har också otroligt trevliga kunder. Det är väldigt sällan som de har klagomål på oss resehandläggare. Om det blir klagomål är det oftast på taxi eller hotell, säger Sara Hässelbäck Eriksson.
På en stor tavla står statistik över alla inkomna beställningar. ”Det är bra för att få överblick”, säger Margita Derolf. Akuta ärenden är sådana resor som ska genomföras inom loppet av 14 dagar och därför ska hanteras skyndsamt
Foto: Simon Eliasson
Försvarsmaktens anställda benämns alltid som ”kunder” av de anställda på reseavdelningen. Under våren fick ett inlägg på X/Twitter med beröm till Försvarsmaktens reseavdelning stor spridning och medhåll av myndighetens anställda på plattformen. ”Jag älskar Försvarsmaktens reseavdelning! Dom är fan bäst! Helt oironisk, de har 100% förstått sitt uppdrag och är serviceinriktade och alltid trevliga!” skrev kontot ”Signal_diciplin” och många andra instämde i hyllningskören. Margita Derolf och de anställda uppmärksammades på hyllningarna som kom in och blev väldigt glada, berättar hon.
– Jag blir stolt över våra medarbetare när vårt arbete uppmärksammas. Vi har nöjda kunder och det är jätteroligt. Varje vecka får vi credd av anställda i Försvarsmakten. Den glädjen finns och märks av hos våra resehandläggare, säger hon och fortsätter:
– Vi jobbar medvetet för att ha nöjda kunder. Samtidigt jobbar vi efter tydliga riktlinjer och har upphandlade avtal att hålla oss till i och med att vi är en myndighet. Men ändå upplevs det som att vi har en god service.
Hur kommer det sig?
– Vi är duktiga på att förmedla att vi följer avtal, men är serviceinriktade. Det är fyrkantiga regler och avtal, men vi har en snabbhet gentemot kunderna. Vi upplevs nog ha en hög tillgänglighet. Det speglar sig i kundnöjdheten, vi går inte hem förrän dagens problem är lösta, säger Margita Derolf.
